Als ondernemer moet je een financiële administratie bijhouden en bewaren in een boekhouding die de belastingdienst kan controleren. Dat is verplicht. Je hebt die administratie ook nodig om correcte BTW-aangiftes te doen en je kunt het gebruiken voor inzichten in de cijfers van je bedrijf. Handig. Maar hoe kun je nu het best zo’n administratie bijhouden? DEMMI geeft je 5 tips!
5 tips voor het bijhouden van je administratie
Zo wordt je administratie bijhouden een eitje:
- Plan administratietijd
Misschien wel het belangrijkste van allemaal: houd tijd vrij om je boekhouding bij te werken. Plan het in. Blok tijd in je agenda. Vaak schiet het erbij in omdat je al zo druk bent met als gevolg dat je achter gaat lopen. Uitstel is afstel. En dat wil je niet, want daarmee breng je de cashflow van je bedrijf in gevaar én loop je risico op boetes van de belastingdienst! - Sorteer documenten (ook digitaal)
Als je van al je documenten een zooitje maakt, dan is je administratie dat ook. Het is dus belangrijk om alles meteen te sorteren. Stop het dus direct in de juiste map in je archiefkast of op je computer. Scan bonnetjes zo snel mogelijk in. Zo kun je alles snel terugvinden en weet je precies welke facturen zijn betaald en welke rekeningen jij zelf nog moet betalen. Scheelt weer aanmaningen! - Gebruik boekhoudsoftware
Ja, je kunt je administratie bijhouden in Excel. Maar dat is niet makkelijk. Je maakt daar sneller fouten, je moet je BTW-aangifte handmatig doen en het kost veel tijd. Heel veel tijd. Zeker als je weinig kennis hebt van Excel. Met speciale boekhoudsoftware automatiseer je een groot gedeelte van je administratie. Zo bespaar je een hoop tijd (en geld)!
Extra tip: zorg wel dat je facturen zoveel mogelijk digitaal verstuurt en ontvangt! - Houd ook je uren bij
Bij de administratie denk je misschien dat je alleen geldzaken bij moet houden. Maar het is ook slim om uren te registreren. Van jezelf of van werknemers (als je die hebt). Zo krijg je inzicht in je productiviteit of de uitgevoerde werkzaamheden per klant. Als ZZP’er is het extra belangrijk, want je moet bij de belastingdienst kunnen aantonen dat je aan het urencriterium (1225 gewerkte uren) voldoet om in aanmerking te komen voor extra belastingvoordeel! - Laat je cijfers controleren
Grote kans dat je zelf geen accountant of boekhouder bent. Het is dus best een slim idee om eens in de zoveel tijd je boekhouding ook te laten controleren door een specialist. Die zien vaak heel snel of er fouten zijn gemaakt of waar er nog winst te behalen valt. Zo weet je zeker dat je goed zit.
PS. DEMMI is die specialist en wij werpen graag een blik op jouw administratie. Hoe groot of klein ‘ie ook is. Neem gerust even contact op en ontdek wat we voor je kunnen betekenen.