Als ondernemer moet je de administratie bijhouden. De boekhouding doen én bewaren. Want ondernemers zijn verplicht om de administratie te bewaren voor 7 tot 10 jaar. De ‘normale’ boekhouding bewaar je zeven jaar en gegevens over (rechten op) onroerende zaken maar liefst tien jaar. Da’s best lang.
Wat moet je allemaal bewaren?
Je moet alle financiële gegevens over je onderneming bewaren. Denk hierbij aan:
● uitgaande facturen (inclusief btw-tarieven)
● inkomende facturen
● informatie over de voorraad
● loonadministratie
● privégebruik van goederen en diensten
En hoe moet ik dan die administratie bewaren?
Dat mag je helemaal zelf weten. Digitaal* of op papier. Zolang de gegevens maar duidelijk zijn en op redelijke termijn zijn te controleren door de Belastingdienst. We raden je echter op te slaan in een Excelbestandje in een mapje dat je sowieso gaat vergeten over 5 jaar. Laat staan uitgeprint en ergens ver weggestopt in één of andere kast. Dat scheelt je straks weer een heleboel stress als de Belastingdienst op de stoep staat!
*Bestaat jouw administratie uit digitale bestanden (en ja, dat doet het tegenwoordig bijna altijd)? Dan moet je ook zorgen dat die digitale bestanden en computerprogramma’s voor 7 jaar toegankelijk zijn. Alleen afdrukken is dan niet voldoende!
Voor particulieren
Particulieren hoeven hun financiële administratie niet te bewaren. Maar toch kan het wel handig zijn om je bankafschriften en loonstrookjes veilig op te bergen. Slim zelfs. De Belastingdienst mag namelijk tot 5 jaar terug nog belastingen vorderen. En dan is het wel zo fijn als je kunt bewijzen hoe je financiële situatie toen was. Zeker als je denkt dat de vordering onterecht is!